Intern doorfactureren met de urenpivot

Wil je loonkosten intern doorbelasten naar vestigingen, projecten of kostenplaatsen, dan maak je dat overzicht zelf onder Gewerkte uren > Uren pivottabel. Daar staan de uren en de loonkosten van een periode naast elkaar, en kun je ze groeperen op de manier waarop je wilt doorbelasten.

Wat er in het overzicht staat

Elke regel is een medewerker op een dag, met daarbij het project, de werkcode en de facturatiecode. De uren staan uitgesplitst naar type:

• Contract: de contracturen
• Gepland: de ingeroosterde diensten
• Gewerkt: de daadwerkelijk gewerkte uren
• Ziekte en Vakantie: de uren die daaraan zijn besteed

De euro's komen uit het loonjournaal van de verloning. Ze worden per medewerker per maand verdeeld over de uren die je bij Kosten verdelen over aanvinkt: staat dat op Gewerkt, dan landen de kosten van die maand naar rato op de projecten waar de medewerker heeft gewerkt.

Eerst de periode en de verdeelbasis

Kies bovenin de periode die je wilt doorbelasten, meestal een hele maand.

Laat Kosten verdelen over op Gewerkt staan als je alleen de gewerkte uren wilt belasten. Vink ook Ziekte en Vakantie aan als die uren mee moeten delen in de kosten; de euro's schuiven dan deels naar die uren toe in plaats van naar de projecten.

Heeft een medewerker in een maand geen enkel uur van het gekozen type, dan verdwijnen zijn kosten niet: die komen terug op een aparte regel zonder toewijzing. Loop die regels na voordat je doorbelast.

De kosten zijn er pas als de maand verloond is. Zolang de verloning nog loopt, zie je wel uren maar geen euro's.

Let op: kosten en balansposten lopen door elkaar

Vink in het paneel rechts Grootboekrekening en Euro's aan, en haal Medewerker, Week en Datum weg. Je ziet dan waar de euro's vandaan komen.

Het loonjournaal bevat namelijk twee soorten regels, en die staan hier door elkaar:

• Kostenrekeningen zijn wat de medewerker de onderneming kost: bruto salarissen, sociale lasten, pensioenpremies en de dotatie voorziening vakantiegeld. Dit is wat je wilt doorbelasten.
• Balansrekeningen zijn wat er nog betaald moet worden: netto lonen, afdracht loonheffing, afdracht pensioen en de voorziening vakantiegeld. Dat zijn dezelfde euro's, alleen vanaf de andere kant bekeken, en ze staan daarom als negatief bedrag in het overzicht.

Tel je alles bij elkaar op, dan heffen die twee elkaar op en houd je nul over. Dat is geen fout: een journaalpost hoort in balans te zijn. Het betekent wel dat je zelf moet kiezen welke rekeningen je meeneemt.

Doe dat op het tabblad Filters aan de rechterkant: klap Grootboekrekening open, zet alles uit en vink alleen de kostenrekeningen aan.

Het overzicht per kostenplaats

Vink daarna Grootboekrekening uit en Kostenplaats aan, of Project als je daarop doorbelast.

Onderaan staat de totaalregel, en rechtsonder zie je hoeveel regels het filter overhoudt. De bedragen per kostenplaats zijn wat je doorbelast.

Overzicht meenemen

Linksonder exporteer je het overzicht naar Excel of PDF. Wil je zelf verder rekenen, gebruik dan de download van de brondata: dat is dezelfde data als in het scherm, maar dan per regel.